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Office Manager & Datenschutzkoordinator (m/w/d)

Baden-Württemberg, DeutschlandOffice Management

Jobbeschreibung

  • Organisatorische Aufgaben
    • Telefondienst.
    • Bearbeitung der Eingangspost.
    • Bestellung von Büromaterial, Getränken, Obst und Snacks für die Mitarbeiter.
    • Entgegennahme von Lieferungen und Empfang von Lieferanten und Besuchern.
    • Betreuung von Gästen, d.h. Vorbereitung und Koordination von Veranstaltungen vor Ort.
    • Vorbereitung und Koordination von Online-Meetings (Erstellen der Meetings, Versenden von Einladungen etc.).
    • Unterstützung des Sozialausschusses bei der Organisation von Betriebsausflügen und Teamevents.
    • Unterstützung der Geschäftsleitung, z.B. bei der Buchung von Dienstreisen.
    • Verwalten und Aktualisieren von Inventarlisten.
  • Buchhaltung/Finanzen
    • Führung von Listen und Übersichten (z.B. für die Budgetplanung).
    • Prüfung und Ablage von Lieferscheinen
    • Prüfung und Erfassung von Eingangsrechnungen
    • Unterstützung bei der Erstellung und Versendung von Ausgangsmahnungen.
    • Stammdatenpflege aller Kreditoren und Debitoren.
    • Bearbeitung von Reisekostenabrechnungen.
    • Zusammenarbeit mit dem externen Steuerbüro.
  • Datenschutz
    • Unterstützung des externen Datenschutzbeauftragten.
    • Ansprechpartner für die Geschäftsleitung und die Mitarbeiter in Fragen des Datenschutzes.
    • Organisation von Audits durch den Datenschutzbeauftragten, Vorbereitung der notwendigen Unterlagen.

Stellenanforderungen

  • Sie verfügen über eine erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung als Bürokaufmann (m/w/d) oder einen vergleichbaren Abschluss.
  • Sie bringen bestenfalls Erfahrung im Bereich Datenschutz mit.
  • Hohes Maß an Eigeninitiative und die Fähigkeit, selbstständig und zielorientiert in einem schnelllebigen, dynamischen Umfeld nach Qualitätsmanagementstandards zu arbeiten.
  • Eine sehr sorgfältige und präzise Arbeitsweise zeichnet Sie aus.
  • Freude an einer selbstständigen und verantwortungsvollen Arbeit im Team und die Bereitschaft, mit Kollegen aus dem gesamten Unternehmen zusammenzuarbeiten und diese zu unterstützen.
  • Hohes Engagement für Qualität.
  • Sie sind bereit, die interne Kommunikation innerhalb des Unternehmens zu fördern. Organisationstalent, Zuverlässigkeit und Diskretion sind für diese Stelle ebenfalls unerlässlich.
  • Sie sind sicher im Umgang mit dem PC und verfügen über fundierte Microsoft-Office-Kenntnisse.
  • Sie sprechen fließend Deutsch und haben sehr gute Englischkenntnisse für die Arbeit in einem internationalen Team / mit internationalen Kunden.


Wir bieten Ihnen


  • Verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Aufgaben in einem motivierenden Arbeitsumfeld.
  • Mitarbeit in einer dynamisch wachsenden internationalen Life-Science-Unternehmensgruppe mit über 200 Mitarbeitern.
  • Optimale Einarbeitungs- und Schulungsmöglichkeiten sowie individuelle Weiterentwicklungsoptionen.
  • Wertschätzung, Offenheit und Respekt sowie eine lebendige Feedbackkultur.
  • Flache Hierarchien, kurze Entscheidungswege und Flexibilität.
  • Umfassendes Gesundheitsmanagement.
  • Jobticket.
  • Regelmäßige Firmen- und Teamevents.
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